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コラム掲載

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働き方改革に対する弊社テクノロジーの貢献

第4回:テレワーク環境の課題に対する弊社テクノロジーの貢献ポイント

弊社のマンスリーメールマガジン「エンカレッジ・テクノロジ(ET)通信」の連動コラム、「働き方改革に対する弊社テクノロジーの貢献」の第4回は、前回ご紹介したテレワーク環境の課題に対する弊社技術の貢献点をご紹介します。

前回のおさらい:テレワーク環境の課題

前回のコラムでは、テレワークを実現するためのテクノロジーとしてリモート接続やVDI、DaaS等をご紹介しましたが、それらを利用する場合であっても、解決できない課題があることもご紹介しました。

(1)業務内容の把握

チームを統率するマネジャーにとって、オフィスで机を並べて仕事する環境では、ウォーキングアラウンドマネジメント(※1)を行うなど、実際にメンバーのデスクまで行くことによって、業務内容を把握することが可能です。

しかしテレワークで仕事をするメンバーに対しては、同じ方法では業務内容を把握することができません。


(2)正確な勤務実態

勤怠の裏付け情報として、最近PCのログイン、ログオフ情報を集め勤怠システム上の出退勤情報との突き合わせを行うことが必要になってきていますが、VDI/DaaS環境では、デスクトップに接続していない状態でも実際のコンピューターはログオフという状態になっておらず、突き合わせが困難です。
ログイン、ログオフではなく、実際にコンピューターを操作していなかった時間帯を確認する必要があります。

(3)不正行為、業務外PC利用の抑止

自宅で仕事をするテレワーク環境は、衆人環視が機能するオフィス環境とは異なり、業務以外を目的としたPC利用や就業規則違反などの不正行為を起こしやすい環境と言えます。




弊社の証跡取得技術「ESS REC」でテレワーク社員のコンピューター操作を克明にモニタリング

弊社エンカレッジ・テクノロジの証跡管理ソフトウェア「ESS REC」は、このようなモバイルワーク・テレワーク環境で働く社員の業務内容を記録・監視するソリューションです。オフィス内で業務を行うのと同じように、社員の業務遂行状況を把握するとともに、物理的な監視が行き届かない環境で起きがちな、不適切なデスクトップ利用を察知し、不正・業務外利用などのセキュリティリスクやルール上の問題への対処を行うことができます。
リモートワーク・テレワークで利用するデスクトップ環境にESS RECの監視エージェントをインストールすることで、社員のデスクトップの操作を監視・録画します。管理者は、ESS RECのサーバーにアクセスすることで、現在行われている業務内容を監視したり、過去の記録データを閲覧したり、レポートを閲覧して、業務内容を把握することが可能になります。


モバイルワーク・テレワークのデスクトップ監視

ESS RECをインストールした環境では、外出先や自宅で業務を行っている社員のデスクトップを監視することが可能になります。専用のツールを使ってESS RECのサーバーにアクセスすると現在接続しているユーザー一覧が表示されますので、閲覧したいユーザーを選択することで、当該ユーザーのデスクトップの様子を表示することが可能です。



勤務実態の把握

前述した通り、仮想デスクトップ環境においては、実際にユーザーが接続していない状態でも、ログイン状態のままとなる場合が多く、ログイン、ログオフを基準とした勤務実態の把握が困難な場合があります。
ESS RECは、ログインしたユーザーの操作内容を監視・記録していますので、例えば、ログイン後ユーザーが無操作の状態でデスクトップを放置していた場合には、無操作期間として識別することができます。
下図は、特定ユーザーのPC操作状況を時間軸で示していますが、夜20時以降は、無操作の状態で放置されており、業務を行っていた形跡が見当たらないことが分かります。



また、テレワークによる業務の遂行内容については、一般的には業務日報等の提出をもって業務を把握する場合が多いと思いますが、オフィスで業務遂行する場合と異なり、何にどれくらいの時間を費やしていたのかを把握することは困難です。
ESS RECを使うことで、リモートワーク・テレワーク環境において、どんな業務をいつ、どの程度時間を費やして行っていたのか、それに関して非効率な点はなかったのか等を把握しやすくなることが可能になります。



違反操作の検知・アラート

リモートワーク・テレワークを実施する上で、懸念となるのは、物理的な監視が難しくなることによる不正な操作等の発生によるセキュリティ等への影響です。仮想デスクトップ環境やDaaSなどの仕組みにより、情報そのものを持ち出すこと自体は難しくなりますが、業務に不要な情報へのアクセス、業務外のPC利用など、オフィス環境とは異なり監視が行き届かないことによって発生しうるリスクが存在します。


ESS RECでは、このような課題に対し、ルール定義による不正操作や業務外PC利用などの監視・モニタリング、違反発生時のリアルタイムでの検知と管理者へのアラート送信などを行うことが可能となっており、人による監視の代理的な役割を担うことが可能となります。



いよいよ2020年までカウントダウン。
都内にオフィスを構える企業では、オリンピック・パラリンピック会期中、交通機関の混雑等の緩和のため、テレワークによる業務遂行を推奨する動きが出始めており、これをきっかけにテレワークの本格導入を検討される企業も増加すると思われます。人口減少に伴う潜在労働力に対する雇用機会の創出の手段としても、テレワークへの期待は大きく広がっています。



次回のコラムは、働き方改革のもう一つのテーマである「業務自動化」について触れていきます。



※1 ウォーキングアラウンドマネジメント:オフィス内で部下の業務状況を把握するために、社員のデスク回りをあえて歩いて回って様子を伺ったりするマネジメント手法。席にいて報告を待つのではなく、自ら部下の元に足を運んで仕事の様子を確認したり、声をかけてもらいやすくする効果があります。