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Active RunBookでシステム操作の正確性と効率性を向上

システム管理業務における課題

システム管理業務は、その性格上、操作ミス、誤操作、あるいは不正操作がシステム障害などを招きかねない大きなリスクをはらんでいます。
情報システム管理者は、チェック体制の強化など日々細心の注意を払いながら、事故防止に取り組んでいます。しかしそれでも操作ミスや誤操作によるシステムトラブルや情報漏えいは後を絶ちません。

従来の手順書によるアプローチ

従来の手順書の限界

イメージ画像ミスを防止し、作業品質の向上を図る一般的な方法は手順書の整備です。作業の詳細について、誰もが理解できるよう作業ステップ、確認内容など詳しく手順にすることで、ある程度、ミスを減らすことが可能になります。しかし、従来の文書ベースでの手順書では、以下の点で課題が残ります。

手順書を維持管理する負荷・手間

誰が見ても理解できるわかりやすい手順書の作成、維持管理には、工数がかかります。たとえばWindowsサーバーに対する作業を分かりやすく説明するには、画面キャプチャーなどをコピーして操作内容を視覚的に示すなどの必要があります。
最初に整備する時点では、工数を割いて手順書を作成しても、細かな変更が発生するたびに修正作業が必要です。そういった手順書の整備や維持管理には、かなりの負荷が発生します。

手順書通りに作業するかは、作業者の能力やコンディションに依存

わかりやすい手順書を作成しても、その通りに実施できるかどうかは最終的には人の問題になります。たとえ複雑なコマンドを正確に手順書に記述していても、その通りに操作しなければ、正しい作業を実行できません。ましてや意図的に予定外の操作を行おうとする者に対し、手順書はそれを防止する強制力を持ちません。

報告作業の負荷とリスク

システム管理作業では、作業結果を報告書を通して提出し、管理者や監査者によってチェックを受けることで、二重・三重の品質チェックを行う場合があります。この報告書の作成負荷は、企業によっては実際の作業時間以上に時間をかける必要があるなど、負担の一因にもなっています。 また、報告書は行った作業をすべて網羅的に記述する必要がありますが、作業者が意図的に不正作業を行った内容を報告書に記載しないといったリスクも懸念点となります。

手順書管理で陥りがちな状況

最終的に手順書による管理で陥る状況としては、せっかく整備した手順書が、実態が変更される度に反映されず実態とかい離してしまい、いつしか誰も参照しなくなってしまうといった状況です。
特に運用現場では、仕事に慣れ、より早く業務を実施するためには、手順書の内容を覚えることが必要です。手順書を参照せず実施しているうちに、本来は重要なチェック箇所に注意がいかず、最終的に実際に行われる手順では省かれてしまう場合などもリスクとして想定されます。

完全自動化のアプローチ

イメージ画像

一方で、人が実施することにより問題が発生するのであれば、人の介在をなくすというアプローチも考えられる方向性です。
運用管理の業務について、このような自動化を行う製品も実在します。しかし弊社では、この自動化のアプローチにも大きな落とし穴があるのではないかと考えています。

 

自動化シナリオのテスト・検証作業

これまでは人によって、結果を確認しながら実施していた業務を自動化することは、人が行っていた確認作業を判別するために完全に網羅されたロジックを確立する必要があります。人の操作の場合、手順書に誤りがあったとしても、その手順に従わず、臨機応変に作業を行うことができますが、自動化シナリオに瑕疵があることは許容されません。
したがって自動化を実現するためには、手順書の整備以上に、そのシナリオの正しさを繰り返しテストを実施して検証する必要があります。

業務のブラックボックス化

これまで人によって行われてきた作業を自動化すると、業務内容は隠ぺいされて、結果だけが見える形になります。通常であれば問題は起きないのですが、システムに変更が発生した場合、自動化されている業務の内容に精通していないと、変更に伴う影響範囲が見えなくなってしまいます。特に自動化を実施した担当者が、異動により現場を離れた後などにそのような状況に陥りがちです。
システム変更後、想定外のエラーが自動化されたシステムから続出などという状況にならないためには、自動化されていても、その処理内容は見える状態にしておく必要があります。
また極端な自動化は、非常時の対応の弱さにもつながります。災害発生時など、一部のシステムが稼働しないなど、通常と異なる状況において、通常は自動化されていた業務を手作業で行う必要が生じる可能性もあります。そのような時、あなたの企業の現場責任者は、うまく対応できるでしょうか?

変更への対応

初回自動化環境を構築したときと同様に、システム環境の変化によって、自動化された業務シナリオの変更が発生するたび、テスト検証作業を行う必要があります。
昨今、ビジネス環境の変化に合わせてシステム変更の頻度は上がってきており、自動化された部分の維持管理の負荷は、ますます高くなるものと想定されます。

ESS AutoQuality のActive RunBookコンセプト

弊社では、従来の手順書の課題を克服し、完全な自動化の問題点を排除した、まったく新しい手順書コンセプト「Active RunBook」を提唱、ESS AutoQualityを発表しました。

Active RunBook

リハーサル結果が手順書になる

多くの場合、リハーサル環境にてリリース手順を実行して正しいリリース作業手順を確立します。このリハーサル環境での操作内容を記録しておけば、手順書作成がより効率的に行えます。
また人がマニュアルで行う操作をそのまま手順書にするため、ブラックボックス化せず、必要に応じていつでもマニュアルで操作することも可能です。

実行可能である

ドキュメントベースの手順書との大きな違いは、実行可能な手順書であること。複雑なコマンド入力など手順書を見ながら人が操作することで起きてしまう問題を、手順書自らが正確に実行することで、問題発生を防止します。
また、手順以外に操作した内容も含め記録され、操作者によって意図的に報告書から削除することができないため、意図的な不正操作への対応にもつながります。

常に最新な状態である

結果として得られる最大のメリット、それは実態とかい離しない、常に最新の状態の手順書を維持できること。Active RunBookは、それ自体を実行する型式の手順書であるため、変更された手続きを手順書に反映しなければなりません。文書化の最大の課題は、作成した時点と手続きが変更になっても、文書への反映がなおざりになり、実態とかい離した状態になってしまうことで、知っている人だけが実施できる属人的な業務遂行から脱却できないことです。

ESS AutoQuality(EAQ)は、変更・リリース作業などのシステム操作において、作業手順書の作成~作業実行、作業記録の保存や結果の確認までの一連のプロセスを支援、作業の品質向上と効率性向上を実現する製品です。

手順書の作成

コマンド操作とチェックリストで手順を網羅

EAQで作成する手順書は、UNIX/Linuxサーバーへの接続とコマンド投入、コマンドプロンプトへのコマンド投入、WindowsのGUI操作内容や非システム的な作業、確認作業を指示するチェックリストで構成されます。

より正確で効率的な手順書作成を可能に

EAQでは検証環境におけるコマンド操作など作業内容を記録し、手順書として取り込むことが可能です。実際の操作記録をそのまま手順書に利用できるため、記述の誤りを防止するとともに、管理者による正確なチェックを可能にし、手順の不備や考慮不足も排除できます。

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作業の実行

コマンド自動投入による効率的・正確な作業実施を可能に

EAQで作成できる手順書ーActive RunBookの最大の特徴は「実行できる手順書」であること。コマンド自動投入により、ドキュメントベースの手順書で起こりがちな、手順書の読み間違えによる操作ミスなどを防止し、迅速かつ正確な作業実施を可能にします。

実行結果の確認を支援

システム操作で重要なのは、コマンド投入後の実行結果が手順で想定される結果になることを、確認しながら進めることです。想定していないエラーが発生していることに気付かず作業を続けると、切り戻しのできないシステムトラブルに繋がる恐れがあります。
EAQでは実行されたコマンドの実行結果を取り込み、事前に設定されている期待結果と比較することが可能です。特に成否の判断となる「Successfully Installed」などといった文字列を検索条件に設定しておくと、対象文字列をハイライト表示しますので、確実な実行結果の確認を可能にします。

複数環境をサポート

冗長化構成など、同一の役割を複数のサーバーで構成するシステムへの変更作業は、IPアドレスなど個々のサーバー情報は異なるものの、ほぼ同一の作業を繰り返し行う場合があります。EAQでは環境固有値の設定を行うことで、環境に応じて実行時に投入する値を変更させることができるため、一種類の手順書で冗長化された複数サーバーへの作業をサポートすることができます。

作業記録の保存

容易なチェック・検証をサポート

作業実行内容はすべて手順書内に記録・保存されるため、作業内容の成否、予定外作業の有無、その妥当性などのチェックを効率的に行うことができます。

  • 作業報告に必要な記録、エビデンスの収集、レポートとしての編集作業など、作業者の負担を軽減。
  • 管理者により作業内容のチェックを容易にし、工数を削減するとともに、確認精度を向上させます。

Microsoft Word形式への出力

EAQで作成した手順書は、Word文書に出力することが可能です。 文書レイアウトは自由に構成できるため、お客様によって規定されている文書管理基準に基づいてシステム作業の記録を保管、管理できます。

作業手順の標準化

手順書の内容、項目、粒度が組織内で統一されていないと、作業者に求められる要件、スキルなどが不明確だったり、作業品質の基準や作業の成否の判定が網羅されていないなど、情報の不備・不足が起きる可能性があります。標準化された手順書を作成することで、作業者に、正確な作業内容や手順を伝えることができます。

作業手順書

作業品質の向上

手順書の品質、粒度、情報の網羅性が一定になることにより、手順書に記載されていない作業内容を個人の知識とスキルに依存して行うことがなくなり、一定の品質を確保することができます。 また、単純なコマンド投入ミス(タイプミス、コマンド順序の誤り、異なるサーバーへのコマンド投入など)がほぼ完全に防止できます。

作業効率の向上

作業効率の向上が可能

以下のような観点から、作業者の作業効率を向上させることが可能になります。

  • コマンド投入の自動化による作業効率アップ
  • 手順書作成作業の効率化
  • エビデンス収集(ログ、Windows画面のスナップショット)と作業結果報告を作成する作業の省力化

点検、作業確認を行う管理者の業務効率化

作業計画~作業終了、結果までESS AutoQualityで一元的に管理されているため、確認作業を効率的に行うことができるようになります。

  • UNIX/Linuxサーバーへのコマンドラインおよびコマンドプロンプトを介したの作業(投入コマンドと実行結果)
  • 予定外作業の有無と内容
  • Windows GUI操作などのチェックリストとエビデンス画像
  • 複数の環境に対する操作も単一ファイル内に保存

システム構成

ESS AutoQuality(EAQ)は、スタンドアロン型のアプリケーションであり、システム構成、ネットワーク構成に左右されずご利用いただけます。

EAQご利用構成例

開発環境のネットワークと運用ネットワークが分離されており、直接相互にアクセスできない環境の例。 開発環境では一般PC、運用環境ではシンクライアントを利用している場合、開発環境のPCにEAQを導入、運用環境では、シンクライアントサーバーにEAQを導入します。またそれぞれEAQと連携して動作するTera Termが必要です。
開発環境で作成された手順書は、固有のファイル形式で保存され、運用環境に渡されます。運用環境では作成された手順書に従って、リリース作業を実施、実施結果は手順書内に保存されます。
一方、これらの変更・リリースを管理する管理者は、EAQをスタンドアロンでインストールいただいて、EAQ形式の手順書を直接閲覧し作業内容をチェックします。またWord型式にエクスポートすれば、EAQをインストールしなくても、作業の監査ができます。

ESS AutoQuality

稼働環境

OS Microsoft Windows Vista®
Microsoft Windows 7
Microsoft Windows 8, 8.1
Microsoft Windows Server® 2003
Microsoft Windows Server 2008, 2008 R2
Microsoft Windows Server 2012, 2012 R2
その他の要件 .NET Framework 4以降+日本語Language Packが必要
Tera Termのバージョンは v4.69以降をサポート
手順書のエクスポートを行うにはMicrosoft Word® 2007, 2010または2013が必要
x86,x64ともに対応
日本語OSのみ対応
操作対象サーバー要件 Tera Termを使用したサーバー操作
Windowsオペレーティングシステム(Telnet接続)
Solaris, HP-UX, IBM AIX®をはじめとしたUNIXオペレーティングシステム
Linuxオペレーティングシステム
※サポートする環境については、Tera TermがサポートするOSの種類、バージョンに準拠します。

コマンドプロンプトを使用したローカルコンピューター操作
ESS AutoQualityがサポートするオペレーティングシステム上のコマンドプロンプトをサポートしています。
  • ハードウェア要件に関してはご利用環境によって異なります。詳しくは弊社までお問い合わせください。
  • 本ソフトウェアは改良のために事前に告知なくバージョンアップすることがあります。
  • 本ソフトウェアに使用している各種技術は特許取得済みです。
  • ESS REC , ESS AutoQuality ,ESS AdminControl ,ESS AutoAuditorは、エンカレッジ・テクノロジ株式会社の登録商標または商標です。
  • Microsoft, Windows, Windows Vista, Windows Server, SharePoint, SQL ServerおよびInternet Explorerは、米国Microsoft Corporationの、米国およびその他の国における登録商標または商標です。
  • IBM, AIXは世界の多くの国で登録されたInternational Business Machines Corporationの商標です。
  • 記載されているその他の会社名、製品名、サービス名は、各社の商標または登録商標です。
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